La Oficina del Ombuds de Eaton se adhiere al Código de Ética y Estándares para la Práctica de la Profesión de la Internacional Ombudsman Association (“Asociación Internacional de Ombudsman”) Dichas guías se imprimen a continuación en su totalidad.


Código de Ética del International Ombudsman Association (IOA)

Preámbulo

El lOA está dedicado a la excelencia en el ejercicio del trabajo del Ombuds. El Código de Ética del lOA proporciona un conjunto común de principios éticos profesionales a los que se adhieren sus miembros en el ejercicio de Ombuds en organizaciones.

Basado en las tradiciones y valores del ejercicio de Ombuds, el Código de Ética refleja el compromiso de promover una conducta ética en el desempeño del rol de Ombuds, así como de mantener la integridad de la profesión de Ombuds.

El Ombuds será veraz y actuará con integridad, fomentará el respeto a todos los miembros de la organización a la que sirve y promoverá procesos justos en el contenido y la administración de las prácticas, procedimientos y políticas de esas organizaciones.


Principio éticos

Independencia
El Ombuds es independiente en estructura, función y presentación en el mayor grado posible dentro de la organización.

Neutralidad e Imparcialidad
El Ombuds, designado como neutral, se mantiene sin tomar partido e imparcial. El Ombuds no participa en ninguna situación que pudiera crear un conflicto de intereses.

Confidencialidad
El Ombuds mantiene estrictamente confidenciales todas las comunicaciones de los que solicitan ayuda y no divulga las comunicaciones confidenciales salvo que así se le autorice. La única excepción a este privilegio de confidencialidad es cuando parezca haber un riesgo inminente de daños serios.

Informalidad
El Ombuds, en su calidad de recurso informal, no participa en procedimientos formales de adjudicación o administrativos relacionados con ninguna preocupación que se haya hecho de su conocimiento.


Estándares para la Práctica de la Profesión del International Ombudsman Association (IOA)


Preámbulo

Los estándares para la práctica de la lOA están basadas en los principios éticos expresados en el Código de Ética de la IOA, del que se derivan.

Cada Oficina del Ombuds debe contar con un documento constitutivo o mandato de la organización aprobado por la alta gerencia articulando los principios de la función del Ombuds en esa organización y su conformidad con los estándares de la IOA para el ejercicio de la profesión.


Estándares para la Práctica de la Profesión


Independencia

1.1 La Oficina del Ombuds y sus recursos son independientes de las demás entidades de la organización.

1.2 El Ombuds no tiene otro cargo en la organización que pudiera comprometer su independencia.

1.3 El Ombuds ejerce discreción exclusiva sobre si se debe actuar, y de qué forma, con respecto a la preocupación de una persona, una tendencia o las preocupaciones de múltiples personas con el transcurso del tiempo. El Ombuds también puede iniciar acciones con respecto a una preocupación identificada a través de la observación directa del Ombuds.

1.4 El Ombuds tiene acceso a toda la información y a todas las personas de la organización, en la medida en que lo permitan las leyes.

1.5 El Ombuds está autorizado para seleccionar el personal para la Oficina del Ombuds y para administrar el presupuesto y las operaciones de dicha Oficina.


Neutralidad e Imparcialidad

2.1 El Ombuds es neutral, imparcial y no toma partido.

2.2 El Ombuds se esfuerza por ser imparcial, justo y objetivo en el tratamiento de las personas y en la consideración de los asuntos. El Ombuds defiende los procedimientos justos y equitativamente administrados y no defiende a ninguna persona dentro de la organización.

2.3 El Ombuds está designado como persona neutral reportando al nivel más alto posible dentro la organización y operando independiente de las estructuras ordinarias de personal y gerencia. El Ombuds no debe reportar ni estar estructuralmente afiliado a ninguna función en materia de cumplimiento dentro de la organización.

2.4 El Ombuds no desempeña ningún rol adicional en la organización que pudiera comprometer su neutralidad. El Ombuds no debe aliarse con asociaciones formales o informales de la organización de forma tal que pudiera crear conflictos de intereses, reales o percibidos, para el Ombuds. El Ombuds no debe tener interés ni participación personal en el desenlace de un asunto ni derivar beneficios o pérdidas de ello.

2.5 El Ombuds tiene la responsabilidad de considerar las preocupaciones e intereses legítimos de todas las personas afectadas por el asunto que esté siendo considerado.

2.6 El Ombuds ayuda a desarrollar una serie de opciones responsables para la resolución de problemas y facilita los intercambios de ideas para identificar las mejores opciones.


Confidencialidad

3.1 El Ombuds mantiene estrictamente confidenciales todas las comunicaciones con quienes soliciten ayuda y toma todas las medidas razonables para proteger la confidencialidad, incluyendo las siguientes:

• El Ombuds no divulga las comunicaciones confidenciales a menos que se le haya autorizado para hacerlo en el transcurso de pláticas informales con el Ombuds e incluso, en ese caso, queda a la discreción exclusiva del Ombuds;
• El Ombuds no divulga y no debe exigírsele que divulgue la identidad de las personas que se pongan en contacto con la Oficina del Ombuds, ni divulga la información que le haya sido proporcionada de forma confidencial y que pudiera conducir a la identificación de personas que se hayan puesto en contacto con la Oficina del Ombuds, sin la autorización expresa de dichas personas;
• El Ombuds sólo toma acciones específicas en relación con el asunto de una persona con la autorización expresa de dicha persona y sólo en la medida permitida, salvo que dichas acciones puedan efectuarse de una forma que permita proteger la identidad de la persona en contacto con la Oficina del Ombuds.
• La única excepción a este privilegio de confidencialidad es si parece haber riesgo inminente de daños serios y cuando no haya otra opción razonable. La existencia del riesgo la determina el Ombuds.

3.2 Las comunicaciones entre el Ombuds y otras personas (efectuadas mientras el Ombuds esté actuando en dicha capacidad) se consideran privilegiadas. El privilegio corresponde al Ombuds y a la Oficina del Ombuds, y no a otras personas involucradas en el asunto. Otros no pueden pasar por alto este privilegio.

3.3 El Ombuds no testifica en procedimientos formales dentro de la organización y se resiste a testificar en procedimientos formales fuera de la organización, incluso si es autorizado para ello o se le solicite hacerlo.

3.4 Si el Ombuds sigue un asunto sistemáticamente (por ejemplo, proporciona retroalimentación sobre tendencias, asuntos, políticas y prácticas) lo hace de forma tal que se proteja la identidad de las personas.

3.5 El Ombuds no lleva para la organización registros que contengan información que permita la identificación.

3.6 El Ombuds guarda la información (por ejemplo, notas, mensajes telefónicos, agendas de citas) de manera segura y en lugares seguros, protegida contra la inspección de otros (incluyendo la gerencia) y cuenta con una práctica consistente y estándar para la destrucción de dicha información.

3.7 El Ombuds prepara los datos y/o los reportes de forma que la confidencialidad quede protegida.

3.8 Las comunicaciones efectuadas al Ombuds no son notificaciones a la organización. El Ombuds no actúa en calidad de agente de la organización ni acepta notificaciones en nombre de la misma. Sin embargo, el Ombuds puede referir a las personas al lugar apropiado para efectuar notificaciones formales.


Informalidad y Otros Estándares

4.1 El Ombuds opera de manera informal, por ejemplo: escuchando, proporcionando y recibiendo información, identificando asuntos y ofreciendo otros puntos de vista, desarrollando una serie de opciones responsables y – si se le autoriza para ello y a discreción del Ombuds – participando en intervención informal como tercero. Siempre que sea posible, el Ombuds ayuda a las personas a que desarrollen nuevas formas para que solucionen ellas mismas los problemas.

4.2 El Ombuds, como recurso informal sin constancia oficial, busca la resolución de problemas e investiga irregularidades en los procesos y/o problemas de carácter más amplio en los sistemas, cuando sea apropiado.

4.3 El Ombuds no toma decisiones obligatorias, impone políticas ni adjudica formalmente asuntos para la organización.

4.4 El Ombuds complementa pero no reemplaza ninguna de las vías formales. La utilización de la Oficina del Ombuds es voluntaria y no es un paso obligatorio en ningún procedimiento para la resolución de quejas o en la política de la organización.

4.5 El Ombuds no participa en procedimientos formales de investigación o adjudicación. Las investigaciones formales deben ser efectuadas por otros. Cuando se solicite una investigación formal, el Ombuds canalizará a las personas a las Oficinas o personas apropiadas.

4.6 El Ombuds identifica tendencias, problemas y preocupaciones con respecto a políticas y procedimientos, incluyendo problemas potenciales y preocupaciones futuras, sin violar la confidencialidad o el anonimato, y ofrece recomendaciones para abordarlos de forma responsable.

4.7 El Ombuds actúa conforme al Código de Ética y los Estándares de la Práctica de la Profesión de la IOA, se mantiene profesionalmente al corriente por medio de la educación continua y proporciona al personal la oportunidad de recibir preparación profesional.

4.8 El Ombuds se esfuerza por merecer la confianza depositada en la Oficina del Ombuds.

© 2006 – International Ombudsman Association (www.ombudsassociation.org)